How a title deed is created

Hur det går till att ta fram en lagfart (Title Deed) och vad som händer i Landsregistret.

Det kan vara ganska tidskrävande att få till en lagfart på egendom som du har köpt på Cypern och om du har köpt ett nytt hem från en byggherre. En vän och kund hos oss, Roger Benson, tog tag i detta och skrev en artikel som trycktes i "Cyprus Property News" 8 juni 2014.

Vi har översatt artikeln "Hur en lagfart skapas - och vad som händer i fastighetsregistret". Artikeln är informativ och användbar för alla som vill driva sin sak i fastighetsregistrets byråkrati.

----------------------------------------------------------------------------------------------

Artikeln var första gången publicerad i "Cyprus Property News" den 8 juni 2014. Artikelförfattaren, Roger Benson och CPN, har gett sitt samtycke till att översätta artikeln och publicera den på CL´s hemsidor www.cyprusliving.no och se. Bakgrunden till artikeln är menad att kasta mer ljus på den ganska trista processen i samband med att ta fram en lagfart på Cypern.

Den generella referensramen som används är den vanliga situationen när en egendom delas upp på ett eller annat sätt. Med ett byggföretag som startar ett nytt projekt på en eller flera tomter, vilket nödvändiggör en ny lagfart på varje bostadsbygge. Artikeln tittar närmare på det faktiska arbetet som måste göras på The Land Registry (Landsregistret) för att ta fram en ny lagfart. Den täcker de olika avsnitt och arbetsmoment, från att ansökan gjorts och tills lagfarten är klar att skickas till köparen. Meningen är att ge både köpare och säljare bättre kunskap om nödvändiga moment som måste behandlas korrekt och fullständigt i processen och ske så smärtfritt som möjligt. När detta skrivs är hela processen med att ta fram en lagfart under förändring. Först och främst för att det är ett mycket krångligt arbete som läggs ner idag på Cypern. Tanken är att det ska gå smidigare i framtiden. Därmed måste läsaren av artikeln se det som ett dokument som kommer att justeras, framöver. Huvudinnehållet i artikeln kommer från intervjuer som gjorts på "the Paphos District Land Registry" och återges med deras tillåtelse. Det är osäkert om alla Landregister följer riktigt samma arbetsmodell som beskrivs här. Det är ändå naturligt att anta att arbetsprocessen är mer eller mindre densamma, även om enskilda moment eller ordningen kan variera något.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Arbetsprocessen för att ta fram en lagfart hos Landregistret

Så fort byggnationen förklarats färdigställt, måste byggföretaget skicka in en ansökan till det lokala distriktskontoret (District Office) om en färdigattest (Certificate of Completion). Detta innebär en rad slutinspektioner och undersökningar där dokument måste godkännas och signeras av olika distriktsmyndigheter. Nödvändiga godkännanden måste tas fram, avgifter betalas osv. När allt detta är klart kommer det en "delningstillåtelse" (Division of properties) och färdigattest att utställas till byggföretaget av det aktuella projektet. Var uppmärksam på att det är byggföretaget och säljarens ansvar att driva denna process framåt - inte distriktskontorets. De viktigaste stegen i processen hos landregistret är som följer

  1. Byggföretaget får Certificate of Completion (Färdigattest) registrerat hos Landregistret tillsammans med alla övriga nödvändiga dokument. Landregistret kommer att påbörja arbetet med att ta fram separata lagfarter till var och en av de individuella egendomarna i ett projekt.
  2. Application Department (Avdelningen för ansökan) tar emot alla nödvändiga dokument från byggföretaget och öppnar en "division file" med ett AX-nummer, t.ex. AX 123/01. Detta AX-nummer kommer att vara numret som följer filen genom hela processen för att få fram lagfarten. "Division" betyder att en existerande egendom eller tomt kommer att delas upp och nya lagfarter blir utställda.

2a Om projektet består av flera olika tomter som slagits samman till en tomt måste landsregistret först officiellt sätta ihop alla tomterna till en tomt. Beroende på villkoren för uppdelning, kan detta göras under samma AX-nummer, så att det bara öppnas en fil. Ibland öppnas det ändå en separat fil med eget AX-nummer. Det är endast när det handlar om en tomt som ska delas upp i flera nya fastigheter som var och får en lagfart. Det sker förmodliningen på olika stadier i annorlunda projekt, beroende på omständigheterna för de olika projekten. Det är en förutsättning för varje eventuell senare delning av lagfart.

  1. Survey Department (Lantmäteriavdelning): Efter att en fil är öppnad och ett AX-nummer blivit tilldelat av avdelningen för ansökan, skickas filen till Lantmäteriavdelningen. Då kommer representanter för denna avdelning att besikta tomten för att och noggrant mäta varje ny fastighet, som blir basis för officiella tomtgränser och efterföljande tomtkartor, ritningar, värderingar osv. Men med den betydelsefulla press, som nu utövas för att förkorta tiden det tar att få fram en lagfart och också korta av kön på ansökningar, har det framtagits några ändringar för hur detta arbete ska utföras. Om byggföretaget har en egen kompetent Lantmätare/expert (som några av de större byggföretagen har) kan en sådan person godkännas och själv göra mätningen i stället för att vänta på folk från Lantmäteriavdelningen. De skickar därefter resultatet till avdelningen för genomgång och godkännande. På så sätt ökar resurserna för denna kritiska punkt i kedjan.

3a Kontroll av mätresultaten: Så fort alla undersökningar har företagits, kommer, the Checking Department (Kontrollavdelningen inom Lantmäteriet) kontrollera resultatet för att förvissa sig om att allt är korrekt. Resultatet av arbetet som utförs av Lantmäteriet blir att alla nya individuella fastigheter som behöver en lagfart, nu är officiellt definierat och kartlagt. Filen skickas nu till nästa steg i kedjan - the Schedule Department, (Planeringsavdelningen)

  1. Schedule Department (Planeringsavdelningen) Här sker två saker: a) Samtliga mätningar och fastighetsdata registreras i dator. b) Officiella planer/ritningar blir framtagna, som visar de nya egendomarna som de är definierade genom undersökningarna.
  2. Local Enquiry Department (Avd. för lokala undersökningar): Det är här den inhämtade informationen blir samlad. Planer och ritningar som kommer från arbetet som utförts av planeringsavdelningen och som visar vem den nye köparen är, blir kontrollerad mot listan av köpeavtal som redan finns på Lantmäteriet. Köpeavtalet blir normalt registrerat hos Lantmäteriet när en försäljning sker och blir registrerat tills arbetet att ta fram nya lagfarter är klart. Det är här dokumenten samlas och där det kontrolleras att informationen är korrekt. All skuld på den existerande fastigheten kontrolleras och/eller fördelas på de nya fastigheterna. De nödvändiga skriftliga avtal, som gör det möjligt att radera eller överföra dessa skuldförbindelser, inhämtas från banker, säljare/byggföretag och den nya köparen. Det kan vara komplicerat att fastslå vilken del av den existerande skulden som skall tilldelas den enskilda nya fastigheten, så alla summor redogörs. En representant för den här avdelningen, kommer nu att kontrollera varje fastighet för att säkra att alla licenser, certifikat, mätningsinformation osv. är på plats och att allt är ok. Man måste också kontrollera att alla avgifter är betalda. Byggföretaget blir informerat om att allt är som det ska. Om allt inte skulle vara ok ges en rimlig tid till att ordna eventuella nödvändiga dokument och betalning. Notera. Om dokument eller betalning inte har mottagits innan tidsfristens utgång kommer Lantmäteriet snabbt att lägga filen på hyllan och underrätta byggföretaget om att fortsatt arbete med att ta fram lagfart inte kommer att företas. Där ligger handlingarna till byggföretaget gör det som skulle ha gjorts innan fristen gick ut. Det är inte Lantmäteriets ansvar att jaga på byggaren att fullgöra processen. Det är bara den nya ägaren som väntar på lagfart som kan utöva press - något som nyligen lagstadgats. Kort sagt säger den nya lagen bla. att byggföretaget inte har tillåtelse att förhala processen i samband med att ta fram en ny lagfart. Avsaknad av betalning av avgifter eller saknade dokument innan tidsfristens utgång, kan möjligen ses som tillräckligt för att ta fram ett föreläggande mot byggföretaget, om rättsligt anförande tas av köparen. Detta har inte ännu prövats. När alla nödvändiga detaljer är på plats kommer den nya lagfarten att förberedas. Akten skickas vidare till nästa steg i processen.
  3. Valuation Department (Avdelningen för värdering): Här blir det officiella värdet bestämt, för varje enskild egendom, som sen ska utgöra bas för beskattning.
  4. Tillbaka till Local Enquiry för kontroll och avslutning: Efter att värderingen är klar returneras alla filerna till Local Enquiry för en extra kontroll av att allt är gjort på rätt sätt. Därefter blir filen officiellt avslutad, vilket betyder att ny lagfart kan färdigställas och utfärdas.
  5. Tillbaka till Schedule Department för kontroll och avslutning: Filen skickas nu tillbaks till denna avdelning så att alla planer och ritningar knutet till den nya fastigheten officiellt kan avslutas.
  6. Store room (Lagret) När allt är färdigt skickas filen med den nya lagfarten till lagret, där hela filen blir officiellt avslutad. Byggföretaget blir då orienterat om att den nya lagfarten kan ställas ut. Notera! Det är säljare/byggföretag som är ansvarig för att säkra att lagfarten blir fördelad. Det är inte Lantmäteriets ansvar. Säljare/byggföretag är skyldiga att informera köparen när lagfarten kan ställas ut och att organisera arbetet med att fullgöra överföringen.
  7. Byggföretaget informerar den nya köparen om att lagfarten är klar och ett avtal om när överföringen kan göras företas.

Declaration Department: Byggföretag och köparen träffas på Lantmäteriet, där köparen betalar "Property Transfer Fee" (Engångskostnad som måste betalas innan den nya lagfarten kan ställas ut) och eventuella andra förfallna avgifter/skatter, tex. "Immovable Property tax" (IPT - årlig fastighetsskatt), Capital Gains Tax (Vinstskatt), Sewage Board Tax, Town and Communal rates osv. Fastighetsöverföringen blir nu officiellt slutförd. Det är först nu som köparen blir den juridiska ägaren av sin fastighet. Lantmäteriet kommer nu att skicka ut lagfarten inom ett par månader. Som man förstår så är det flera steg i arbetet som måste utföras när en helt ny fastighet skall skapas och dokumenteras. Detta arbete blir sedan bas för alla framtida överföringar, fastighetsbeskattningar, planering, underlättandet av framtida offentliga tjänster osv. Arbetet måste kontrolleras och dubbelkontrolleras så man är helt säker på att det är absolut korrekt.

Hoppas att läsaren av denna artikel fått en bättre insikt i processen generellt. Dessutom kanske fått en djupare förståelse för det arbete som utförs i de olika stegen, där den aktuella fastigheten befinner sig, när man önskar kontrollera med Lantmäteriet - som många gör.